Accelerating audit completion with faster, more reliable bank confirmations

Le défi : retards et fragmentation dans les confirmations bancaires

Pour MCA Group, les confirmations bancaires sont une étape finale nécessaire pour clôturer les dossiers d'audit. Bien que les soldes soient généralement déjà étayés par des relevés bancaires, les lettres de confirmation fournissent l'assurance indépendante requise pour compléter l'audit.

Historiquement, les délais de réponse des banques étaient imprévisibles et souvent prolongés. En utilisant d'autres fournisseurs de confirmation, le groupe MCA attendait régulièrement de trois à six mois pour obtenir des réponses. Dans certains cas, les confirmations ont nécessité des suivis répétés sur plusieurs mois, retardant considérablement la finalisation de l'audit.

La difficulté a été accentuée par la façon dont les confirmations étaient renvoyées. Les réponses sont parvenues par divers canaux - courrier postal, courriel et portails bancaires individuels - ce qui a engendré une fragmentation et des problèmes de suivi manuel. Avec les confirmations dispersées dans les boîtes de réception, le courrier physique et les dossiers partagés, il est devenu de plus en plus difficile de garder une visibilité sur le statut des demandes et de s'assurer que rien n'a été oublié.

Lors de la gestion d’audits comportant des dizaines de demandes de confirmation, cette absence de suivi centralisé introduisait des risques et des frais administratifs inutiles.

L'impact sur la prestation d'audit

Les retards dans la réception des confirmations bancaires ont directement affecté la capacité du groupe MCA à finaliser les dossiers d'audit.

Même lorsque tout le travail d'audit substantiel était terminé, les dossiers ne pouvaient pas être approuvés sans les lettres de confirmation. Pour les missions sensibles au temps - y compris les audits de groupe multi-entités approchant des délais légaux - une seule confirmation manquante pourrait retarder l'ensemble de la mission.

De plus, l'effort manuel requis pour suivre les réponses s'est rapidement accumulé. Chaque vérification de statut, courriel de suivi ou recherche interne d'une confirmation égarée consommait un temps précieux du personnel qui aurait pu être consacré à un travail d'audit de plus grande valeur.

La solution : revenir à Thomson Reuters Confirmation

Le groupe MCA a fait appel à Thomson Reuters® Confirmation pour relever ces défis et offrir une meilleure prévisibilité et un contrôle accru à son processus de confirmation bancaire.

Dès le départ, les temps de réponse se sont grandement améliorés. Au lieu d'attendre des mois, l'entreprise reçoit maintenant généralement des confirmations bancaires dans les deux à trois semaines. Tout aussi important, les confirmations sont renvoyées directement via la plate-forme Confirmation
, créant une source unique et fiable de vérité.

Ce flux de travail centralisé a éliminé la nécessité de gérer plusieurs méthodes de livraison et a réduit le risque que des confirmations soient oubliées ou mal classées.

Réponses plus rapides, visibilité plus nette

Avec Confirmation, MCA Group a obtenu une visibilité en temps réel sur l’état de chaque demande.

Toutes les confirmations sont suivies au même endroit, permettant aux équipes d'audit de voir exactement quelles demandes sont en suspens, lesquelles ont été reçues et où un suivi est nécessaire. Cela s'est avéré particulièrement précieux lors des audits plus importants impliquant des dizaines de lettres bancaires, où le suivi manuel était auparavant un enjeu majeur.

Au lieu de s'appuyer sur une communication interne ad hoc ou de courir après les collègues pour confirmer si une lettre était arrivée, les équipes pouvaient gérer en toute confiance les confirmations directement depuis la plate-forme.

Des gains de temps mesurables pour les équipes d'audit

Le passage à Confirmation a permis des gains d'efficacité significatifs.

Auparavant, chaque confirmation nécessitait des vérifications manuelles répétées - souvent de 10 à 15 minutes par vérification, effectuées chaque semaine pendant plusieurs mois. Grâce aux délais d'exécution plus rapides et au suivi centralisé de Confirmation, cet effort permanent a été en grande partie éliminé.

MCA Group estime que le temps total consacré à la gestion des confirmations bancaires a été réduit d’au moins 50 %, permettant aux équipes de se concentrer sur la réalisation des audits plutôt que de courir après la paperasse.

Un soutien réactif quand c'est important

En plus des réponses bancaires plus rapides, MCA Group a souligné l'importance d'un service à la clientèle réactif.

Lorsque des questions ou des retards survenaient, l'équipe de Confirmation était facile à joindre et rapide à intervenir - résolvant souvent les problèmes par un bref appel ou un courriel de suivi. Cette réactivité a aidé à éviter que de petits problèmes ne se transforment en retards prolongés et a renforcé la confiance dans la plate-forme lors des périodes d'audit critiques.

Pourquoi Thomson Reuters Confirmation

Pour le groupe MCA, Confirmation se distingue par sa combinaison de vitesse, de fiabilité et de force du réseau.

La portée du réseau bancaire de Thomson Reuters simplifie le processus de confirmation et réduit les frictions tant pour les auditeurs que pour les institutions financières. Les demandes sont plus faciles à envoyer, les banques y répondent plus facilement et les délais d'exécution sont beaucoup plus prévisibles.

Comme James Pickering le résume, lorsque les confirmations d'audit sont « plus faciles et plus rapides », les équipes d'audit deviennent nettement plus efficaces — et la prestation des audits s'améliore dans l'ensemble.

En regardant vers l'avenir

Bien que MCA Group soit actuellement axé sur les confirmations bancaires, l'entreprise voit une occasion d'élargir son utilisation des capacités plus étendues de Confirmation au fil du temps. Avec une formation supplémentaire prévue, l'équipe s'attend à normaliser davantage les flux de travail et à débloquer encore plus de valeur dans les missions futures.

Pour en savoir plus sur la façon dont Confirmation aide les cabinets d'audit à accélérer les flux de travail et à réduire les risques, contactez-nous.

MCA Group est un cabinet d’audit et de comptabilité qui soutient un large portefeuille de clients, incluant des missions complexes impliquant plusieurs entités. Dans le cadre de son flux de travail d'audit, l'entreprise gère régulièrement de grands volumes de demandes de confirmation bancaire.
James Pickering joue un rôle clé dans la supervision de l’exécution des audits chez MCA Group. Ses responsabilités comprennent de s’assurer que les dossiers d’audit sont complétés avec précision, efficacité et dans les délais — particulièrement pendant les périodes de pointe de rapports où les retards peuvent avoir des impacts en aval sur les échéances de dépôt et la satisfaction des clients.