How One Person Manages More Confirmations in Less Time at Lane Gorman Trubitt

Lane Gorman Trubitt, LLC (LGT) est un cabinet de services complets en comptabilité, fiscalité et assurance basé à Dallas, TX, et l’un des plus grands cabinets indépendants de comptabilité et de conseil dans la région métropolitaine de Dallas/Fort Worth.

Kevin Warneke, associé et chef du département des services de comptabilité et de consultation de LGT, travaille chez LGT depuis plus de 18 ans et a audité des clients dont les revenus allaient de moins de 1 M$ à plus de 700 M$. Warneke note que les principaux créneaux desservis par LGT sont les organismes à but non lucratif, les concessionnaires automobiles, la construction, la fabrication et la distribution, les soins de santé et l'immobilier.

Megan Barron, une administratrice des services d’assurance, travaille chez LGT depuis plus de huit ans et était responsable de la gestion de toutes les confirmations d’audit via Confirmation de 2015 à 2018.

En désignant Megan Barron comme personne-ressource pour toutes les confirmations et pour la plate-forme Confirmation, LGT a pu centraliser toutes les confirmations et réduire le temps consacré aux confirmations à une heure par semaine pendant les saisons régulières et environ deux heures par semaine pendant la haute saison. Même si Megan Barron a commencé à partager cette responsabilité avec un autre membre de l'équipe, elle a trouvé simple d'enseigner à sa collègue tout ce qu'elle devait savoir. « Il n'y a eu aucun problème - la plate-forme est très simple et facile à utiliser », a-t-elle souligné.

« Nous sommes ravis qu'une seule personne se charge de gérer le processus. De cette façon, nos auditeurs savent à qui s'adresser s'ils ont des besoins ou des questions liés aux confirmations », a poursuivi Megan Barron. Kevin Warneke ajoute : « Nous apprécions également d'avoir un point de contact dédié pour l'entreprise et quelqu'un qui peut rester informé de toutes les mises à jour du produit ou des modifications de la plate-forme. »

Megan Barron fournit un soutien administratif à l'échelle de l'entreprise; la gestion de Confirmation ne représentait donc qu'une partie de ses responsabilités. Pourtant, c'est quelque chose qu'elle a pu ajouter facilement à sa charge de travail habituelle tout en libérant les auditeurs et partenaires pour effectuer davantage de travail en contact avec les clients.

LGT utilise actuellement Confirmation même pour les confirmations bancaires hors réseau - une tâche que de nombreuses entreprises effectuent encore sur papier. Pour les confirmations hors réseau, LGT apprécie la possibilité de continuer à utiliser la fonction de signature électronique et de conserver toutes les confirmations au même endroit. Nous avons demandé à Megan Barron ce qu'elle dirait à une entreprise qui utilise toujours du papier pour les confirmations hors réseau : « Utiliser Confirmation est le moyen le plus simple de le faire. Configurer tout dans le système facilite le suivi pour savoir si vous avez reçu des confirmations ou non. » Megan Barron a également déclaré que le fait de parler à une personne réelle chaque fois qu'elle a dû communiquer avec le soutien pour obtenir de l'aide a été rafraîchissant, et que tous les problèmes sont toujours résolus rapidement.

Kevin Warneke a parlé de l'importance de la technologie au sein de LGT et de la croissance à l'échelle de l'entreprise qui s'est produite grâce à l'adoption ouverte de la technologie. « Nous avons maintenant un groupe d'audit assez important; les audits génèrent environ 40 % de nos revenus. Depuis que je suis ici, le département d'audit a plus que doublé. Nous pouvons faire à peu près tous les différents types de missions d'audit possibles - et les faire simultanément. Cela n'était pas possible lorsque nous utilisions du papier, des manuels et des dossiers. La technologie a incontestablement joué un rôle clé dans notre croissance », a déclaré Kevin Warneke.

En matière de sécurité, la participation d'un tiers est toujours un avantage. Selon Kevin Warneke, « Tout est tellement protégé que vous ne vous inquiétez jamais de la manipulation par votre client ou par quelqu'un d'autre impliqué dans le processus. Je pense que c'est pourquoi Confirmation est si populaire - la confirmation par un tiers. C'est toujours une meilleure façon d'obtenir une assurance sur quoi que ce soit. Et tout nous parvient directement. »

Depuis l'utilisation de Confirmation et la mise en place d'un point de contact centralisé pour les confirmations à l'échelle de l'entreprise, LGT a constaté un taux de croissance annuel de plus de 50 % de 2016 à 2019 pour le nombre total de confirmations traitées chaque année

Lorsque nous avons demandé à Kevin Warneke ce qu'il croit être la prochaine étape en termes d'impact de la technologie sur le secteur, il prédit que « les produits basés sur l'IA qui permettent l'accès aux données en temps réel via un système basé sur le nuage sont la direction à prendre. Une mentalité d'audit continu semble être en cours d'élaboration. Pour nous chez LGT, c'est une question d'adapter cela aux types de clients que nous avons et de voir à quoi cela ressemble. »