Implementing a centralized confirmation program streamlined the firm’s auditing process

The CohnReznick Group has used the Confirmation platform for many years, initially tasking each audit team to manage their own audit confirmation requests. Consciente del beneficio de las verificaciones electrónicas, la firma deseaba lograr una mayor eficiencia en todo el proceso.

Con el objetivo de mejorar la eficiencia de la auditoría y controlar el riesgo de fraudes, hace muchos años, la firma decidió hacer el traspaso a las verificaciones electrónicas. En lugar de reemplazar las verificaciones en papel a nivel nacional, la firma decidió llevar a cabo una prueba piloto de verificaciones electrónicas en su oficina de Atlanta.

La iniciativa de verificación centralizada ofrece aún más eficiencia

En el pasado, cada equipo de auditoría se responsabilizaba de enviar y recibir las verificaciones de sus clientes. Junto con el traspaso a las verificaciones electrónicas, la firma consideró que podría lograr un nivel de eficiencia todavía mayor si centralizaba sus procesos de verificación.

Así, cada uno de los equipos de auditoría cedió la responsabilidad de la administración del proceso de verificación a dos profesionales de apoyo de la oficina de Atlanta. The two of them received personalized training from Confirmation on how to operate its system, and the electronic confirmation process was up and running.

El profesional de apoyo, John Huynh, calcula que cada temporada activa envía y recibe miles de verificaciones bancarias. "Antes, uno no era consciente de todo el trabajo que demandaban porque las verificaciones no estaban centralizadas en un solo lugar. Ahora, soy testigo de todo. Es un gran esfuerzo.

John pulsa un botón

The Confirmation system stores audit client and bank data in its system, which makes it easy to reprise each client's confirmation requests from year-to-year. Una vez que el equipo de auditoría comienza a realizar su trabajo de campo, hacen todos los cambios que sean necesarios a los datos del año anterior, John pulsa un botón y se envían las verificaciones.

"I can literally get a response within an hour," says John. "It goes right to the bank's queue, and they have to give me some kind of response. No se pierde".

Antes de utilizar las verificaciones electrónicas, cada equipo de auditoría enviaba las verificaciones en papel y debía esperar varias semanas para obtener una respuesta. El tiempo que demandaba darle seguimiento a una solicitud de verificación, así como los problemas que se generaban, era significativo.

Mejora permanente

Like other Confirmation.com clients, The CohnReznick Group paraprofessionals participate in designing enhancements to the system. Clark Hudgins, Vice President, routinely gathers input from clients on how to improve the user experience. "Clark llama y me pregunta: 'escucha, John, ¿qué piensas de esto?' y yo le digo", comenta John. Muchas de estas sugerencias de los usuarios eventualmente se transforman en mejoras al sistema.

Implementación nacional

Because of the success of the Atlanta office pilot, The CohnReznick Group now uses electronic confirmations on all audits nationwide. Han logrado incluso más eficiencia siguiendo el ejemplo de la oficina de Atlanta que centralizó todas las verificaciones de auditoría.

Solución

CohnReznick worked with Confirmation to implement a centralized solution that would help bring increased efficiencies to the firm's audit confirmation process. Using a centralized process, the firm moved the audit confirmation responsibility from their individual audit teams to two dedicated paraprofessionals.

Key Takeways

• Increases turnaround time
• Reduces errors
• Frees up the audit team from tracking down lost information